QUANTO TEMPO DEVO GUARDAR OS DOCUMENTOS NA MINHA EMPRESA?
As empresas em geral sempre ficam em dúvidas em qual prazo devem obedecer, quando o assunto se refere a guarda de documentos, até porque com a inovação tecnológica, aos poucos os papéis estão cada vez mais sendo eliminados, todavia, surge ainda um outro ponto: - E os controles e os apontamentos manuais? E os arquivos magnéticos? E os livros? Quais são realmente os prazos de prescrições a seguir?
Nesta senda, a seguir elaboramos um quadro segregado, com alguns critérios em relação aos documentos trabalhistas, fiscais e contábeis sobre os aspectos de tempo de guarda e o seu período mínimo de prescrição:
| PRAZO | DOCUMENTOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS | FUNDAMENTO LEGAL |
| 2 anos | Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho. Aviso-prévio. Pedido de demissão. | Constituição Federal/1988, artigo 7º, XXIX |
| 5 anos | Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). | Portaria MTE nº 1129/2014, artigo 2º, § 1º. |
| 5 anos | Acordos de Compensação de Férias. Acordos de Prorrogação de Horas. Atestados Médicos. Autorização para Descontos não previstos em Lei. Cartões, Fichas ou Livro de Ponto. Guias de Recolhimento de Contribuições Sindical, Assistencial e Confederativa. Recibos de Adiantamento de Salários, 13º Salário, Gozo de Férias e Pagamentos em Geral. Requerimento do Empregado da 1ª parcela do 13º Salário e do Abono Pecuniário de Férias. Seguro-desemprego – Comprovantes de entrega da Comunicação de Dispensa (CD) e do Requerimento do Seguro-Desemprego (SD). Vale-Transporte | Constituição Federal/1988, artigo 7º, XXIX. |
| 5 anos | Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) – NR 5 – Eleições (convocação, atas etc.). | CF/1988, artigo 7º, XXIX. Portaria MTB nº 3214/1978, NR 5, item 5.40, “j”. |
| 5 anos | Mapa Anual de Acidentes do Trabalho (NR 4). | CF/1988, artigo 7º, XXIX. Portaria MTB nº 3214/1978, NR 4, item 4.12, “j”. |
| 5 anos | FGTS – Documentos relativos | Súmula 362 TST |
| 5 anos | Relação Anual de Informações Sociais (RAIS). | Art. 8º, Portaria MTB nº 1.464/2016 |
| 10 anos | PIS/Pasep (a contar da data prevista para seu recolhimento) Salário-educação. | Decreto-Lei nº 2052/1983, artigo 10. Decreto nº 6003/2006, artigo 1º. |
| 10 anos | Folha de pagamento | Art. 225, I e § 5º Decreto nº 3.048/1999 |
| 10 anos | Sistema eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários | Art. 225, I e § 5º Decreto nº 3.048/1999 |
| 10 anos | GPS – Contribuição Previdenciária | Arts 173 e 174 CTN e arts. 103 e 103- A da Lei nº 8.213/1991 |
| 20 anos a partir do desligamento do trabalhador | Exames médicos: admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. Dados obtidos, incluindo: avaliação clínica, exames complementares, conclusões e medidas aplicadas. | Portaria MTB nº 3.214/1978, NR 7, subitem 7.6.1.1 |
| 20 anos | Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA). Dados obtidos. | Portaria MTB nº 3.214/1978, NR 9, subitem 9.3.8.2. |
| Indeterminado | CIPA – Livro de Atas. Livro de Inspeção do Trabalho. Livros (ou fichas) de registro de empregados. |
| PRAZO | DOCUMENTOS FISCAIS E CONTÁBEIS | FUNDAMENTO LEGAL |
| 10 anos | Comprovantes de recolhimento dos tributos e contribuições Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamento Sistema eletrônico de dados de escrituração fiscal ou contábil Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF Declaração de ajuste anual | Art. 173 e 174 CTN (prazo decadencial de 5 anos para a Fazenda constituir o crédito tributário e prazo prescricional de 5 anos para a cobrança do crédito tributário) |
| 10 anos | Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur) Livro de registro de inventário Livro de registro de saídas | Art. 225, § 5º, Decreto 3.048/99 |
| 10 anos | Recibo de pró-labore RPA | |
| Indeterminado | Livro diário Livro razão |
| PRAZO | DOCUMENTOS CONTRATUAIS | FUNDAMENTO LEGAL |
| 03 anos | Contrato de locação de bem imóvel | Art. 206, §3º, I do Código Civil |
| 10 anos | Contrato de prestação de serviços | Art. 225, § 5º, Decreto 3.048/99 |
| 10 anos | Contrato de leasing | Art. 205 – Código Civil |
| Indeterminado | Contrato social e alterações Estatuto | |
| Indeterminado | Livro de acionistas | Lei nº 6.404/76 – Art. 177 |
O AURELIANO SANTOS cumprindo seu papel de difundir as informações, coloca-se à disposição dos amigos e clientes para prestar maiores esclarecimentos.
Autores: Lorival Aureliano e Rosangela Gomes – sócios do Aureliano Santos Advogados.